Entreprise Content Management

L’Enterprise Content Management (Gestion Électronique de Documents en français) est devenu en moins de 20 ans une des clefs essentielles de l’organisation des grandes entreprises soumises aux lois de conservation des données ou signant des contrats avec d’autres parties.

Qu’est-ce que la GED ?

Par exemple, lorsqu’un contrat d’assurance vie est signé entre une compagnie d’assurance et un client, chacune des parties doit respecter une obligation :

– Le client doit vérifier l’intégrité des données qui lui sont fournies sur les relevés et conserver ces mêmes relevés pendant 10 ans.

– L’entreprise doit s’assurer de la véracité des informations fournies et conserver les données pendant 99 ans car les ayant-droits de la troisième génération peuvent toujours en demander la restitution.

D’autres exemples :

Depuis des années, les entreprise se dotent de « salles d’archives » où œuvrent des documentalistes chargés de retrouver des document légaux.

L’avènement du numérique dans les années 90 a ouvert de nouvelles portes à ce que l’on appelle aujourd’hui la dématérialisation où la conservation d’un document de manière électronique (scanné en PDF, JPG) remplace peu à peu la conservation matérielle, au format papier.

A cette période, un nombre limité d’entreprises s’est lancé sur ce domaine. Mon précédent employeur FileNet était indubitablement le précurseur de ce type de solution. Il proposait toute une suite de logiciels permettant de scanner les documents puis de les stocker sur un serveur sécurisé où ils étaient non modifiables (c’est-à-dire en « WORM » : Write Only Read Many).

Je tiens à préciser que les règles du tableau précédent sont les lois en vigueur incombant aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises. La loi la plus importante (ici) est « la non altération des documents originaux ». En l’espèce, s’est posé un vrai problème car la montée en puissance du monde informatique a aussi créé moult solutions pour pouvoir modifier des images ou les retoucher… D’où la situation de monopole de FileNet, à l’époque, qui avait créé un moyen de stocker des documents de manière encryptée dans des bases de données propriétaires dont personne ne connaissait la structure ; une fois injecté, le logiciel ne permettait plus l’accès au document original mais uniquement à des copies.

J’ai travaillé pour FileNet (IBM) jusqu’en 2010. A cette époque, énormément de sociétés d’informatique avaient créé des solutions d’archivage de documents. Néanmoins, si l’on dressait la liste des 200 plus grandes entreprises au monde, 90% d’entre elles étaient des clients de FileNet.

Cette notion de dématérialisation répondait à deux problèmes très identifiés pour les entreprises :

– L’espace physique de conservation des documents papier (après le 13 mars 2000)

– Le temps d’accès à ces documents.

A l’inverse, les avantages de la dématérialisation sont :

– Aucune crainte quant à des dégâts d’une salle d’archives (eau, feu)

– Rapidité d’accès aux documents

– Nettoyage (« garbage collection », les processus informatiques permettent de se séparer des documents lorsque la date de rétention est dépassée (voir tableau).

L’obligation pour une entreprise est que les documents ne doivent surtout pas être modifiables ; ils doivent impérativement respecter les critères suivants :

– Date d’insertion originale du document non modifiable,

– Contenu non modifiable,

– Nom obligatoire des deux entités.

Archivage à valeur probante

Il s’agit d’un terme peu parlant. Chaque jour, l’entreprise injecte et consulte des centaines de documents dématérialisés ; ce fonctionnement est en vigueur depuis de nombreuses années. La technologie évolue quotidiennement et deux questions se posent : que peut-on améliorer ? Que peut-on faire de plus avec ces documents ?

La loi du 13 mars 2000 a ouvert d’autres perspectives pour toutes les plate-formes de GED. Je vais principalement revenir sur deux d’entre elles. Cette loi reconnaît le document électronique comme preuve à part entière et, de ce fait, il n’est plus nécessaire pour une entreprise de conserver les archives au format papier.

Cette loi permet « la signature électronique », ce qui a ouvert la porte à la signature de contrats en ligne (assurance habitation, voiture). Auparavant, nous pouvions établir des devis sur internet et, systématiquement, nous recevions le contrat d’assurance par courrier qu’il fallait retourner signé.

La signature électronique aujourd’hui prend souvent la forme d’une case cochée qui comporte les termes « J’ai lu les conditions d’utilisation, et les conditions générales de vente…… ». Cocher cette case signifie que vous apposez votre signature, à la condition que la forme électronique du contrat soit conforme aux normes ISO 14641-1 et NF Z42013 qui définissent le format, la traçabilité, les propriétés du document électronique. Concernant le stockage, l’entreprise souhaitant mettre en œuvre l’archivage doit se doter d’un SAE (coffre-fort électronique) qui empêche de modifier les documents, tout comme je l’ai expliqué précédemment à propos du WORM.

Un cas concret est celui du document PDF. Ce format permet d’inclure dans le document une signature dite certificat qui assure la véracité du document et son contenu. Ce type de solution est le plus utilisé aujourd’hui :

– Demande de devis en ligne pour une assurance auto

– Réception du devis par mail avec un lien internet redirigeant le demandeur vers la forme originale du document disponible sur le site de l’entreprise

– Accès au site puis acceptation de la forme électronique au moyen de diverses cases à cocher « J’accepte les conditions/ J’approuve »

– Le certificat électronique est créé au moment de l’acceptation, la forme contractuelle WEB est généralement convertie en PDF via des web services

– Le certificat électronique est posé sur le document PDF puis stocké dans un SAE.